Поставщик прислал два файла — Commercial Invoice и Packing List. На первый взгляд партия готова к отправке. Но если в одном документе указано 500 изделий, а в другом получается 480, сначала нужно разобраться с расхождением. Иначе расчёт перевозки и дальнейшее оформление будут опираться на разные данные.
Ниже — практический порядок проверки для коммерческой поставки из Китая. Он поможет подготовить исходные данные для белой доставки и задать поставщику конкретные вопросы ещё до забора груза.
Чем отличаются инвойс и упаковочный лист
Инвойс описывает коммерческую сторону поставки: кто продаёт и покупает товар, что именно отгружается, в каком количестве и по какой цене. Счёт продавца используется как один из документов о сделке. DHL объясняет назначение инвойса и его основные сведения.
Упаковочный лист показывает, как товар размещён в грузовых местах: коробках, ящиках или на паллетах. Он помогает сопоставить документы с физическим грузом. В руководстве FedEx для него выделены сведения об упаковке, маркировке, весе и размерах.
Для сверки удобно поставить рядом три источника: согласованный заказ, инвойс и упаковочный лист. Документы должны описывать одну и ту же фактически отгружаемую партию.
Что проверить в инвойсе
- Участники сделки. Наименования продавца и покупателя сопоставьте с договором. Если отправитель или получатель отличается, выясните причину и роль каждой компании.
- Номер и дата. Они позволяют понять, какая версия документа относится к этой отгрузке.
- Товарные позиции. Название, модель или артикул должны позволять отличить один товар от другого. Общее слово «аксессуары» не поможет проверить смешанный заказ.
- Количество и единицы. Зафиксируйте, речь идёт о штуках, комплектах, парах или другой единице учёта.
- Цена и валюта. Пересчитайте каждую строку и итог. Отдельно разберите скидки и дополнительные начисления, если они есть.
- Условия поставки. Сверьте их с договором и уточните, какие расходы входят в согласованную цену.
Если в договоре используются Incoterms, указывайте выбранное правило, конкретное место или порт и редакцию правил. ICC рекомендует точно обозначать место: одной записи «FCA» или «DAP» недостаточно, чтобы понять географическую границу договорённости.
Что проверить в упаковочном листе
- Общее число грузовых мест и тип упаковки.
- Номера или маркировку коробок, чтобы связать строку документа с конкретным местом.
- Какие артикулы и в каком количестве лежат в каждом месте.
- Вес нетто и брутто: отдельно уточните, включены ли паллеты и дополнительная упаковка.
- Наружные размеры готовых к перевозке мест и единицы измерения.
- Связь с нужным инвойсом и актуальной версией отгрузки.
Попросите поставщика подтвердить, что размеры относятся к уже упакованному грузу. Если к коробкам добавляется обрешётка, данные для расчёта перевозки нужно обновить. Порядок учёта веса и объёма разобран в статье о самостоятельном расчёте доставки из Китая.
Пример: как найти расхождение до отгрузки
Условный заказ: 500 одинаковых изделий по 8 юаней за штуку. Сумма строки инвойса — 4 000 юаней. В упаковочном листе указаны 20 коробок по 25 изделий: количество совпадает.
Теперь предположим, что поставщик изменил упаковку и в каждой коробке стало 24 изделия. При тех же 20 коробках получается 480 штук. Нужно выяснить, где оставшиеся 20: отгружаются отдельно, перенесены на следующую поставку или пропущены в документе. Механически исправлять число без подтверждения фактической комплектации нельзя.
Если наружный размер каждой из 20 коробок — 50 × 40 × 30 см, их суммарный геометрический объём составляет 0,5 × 0,4 × 0,3 × 20 = 1,2 м³. Это пример арифметической проверки без учёта паллет. Он не определяет тариф перевозчика и не заменяет контрольные замеры.
Почему двух документов недостаточно для всей поставки
Инвойс и упаковочный лист не заменяют полный комплект для таможенного оформления. Статья 108 Таможенного кодекса ЕАЭС предусматривает разные группы подтверждающих документов: о сделке, перевозке, характеристиках и происхождении товаров, соблюдении запретов и ограничений.
Какие документы понадобятся именно вам, определяют по товару, участникам сделки и условиям ввоза. Поэтому до отправки передайте описание продукции и имеющиеся документы специалисту по таможенному оформлению. Само наличие двух правильно заполненных файлов ещё не подтверждает выполнение всех требований к ввозу.
Что написать поставщику
Можно начать с такого запроса и дополнить его под свой заказ:
Просим прислать актуальные Commercial Invoice и Packing List для этой отгрузки. Укажите артикулы, количество и единицы измерения, стоимость и валюту, согласованные условия поставки. В Packing List отразите состав каждого грузового места, его маркировку, вес нетто и брутто, наружные размеры с упаковкой. Подтвердите, что данные соответствуют готовой партии. Если после согласования изменится комплектация или упаковка, просим прислать обновлённые документы до передачи груза перевозчику.
После сверки сохраните согласованную версию и передайте её всем участникам поставки. Если появился новый файл, явно обозначьте, какой предыдущий документ он заменяет.
Частые вопросы
Можно ли начать расчёт, пока нет окончательного упаковочного листа?
Можно запросить предварительный ориентир по имеющимся данным, отдельно указав, что упаковка ещё не подтверждена. Для окончательного согласования перевозки понадобятся фактические параметры готового груза.
Что делать, если инвойс и упаковочный лист не совпадают?
Составьте список расхождений по строкам и отправьте его поставщику. Сначала подтвердите фактическую отгрузку, затем запросите исправленный комплект. Не выбирайте удобную цифру из одного файла.
Нужно ли переделывать оба документа при любом изменении?
Сначала определите, какие сведения изменились. Другая цена затрагивает коммерческие данные, другая упаковка — параметры грузовых мест. Если меняются количество или состав партии, проверьте оба документа и все связанные расчёты.
Подготовить поставку с MARLIN
Для обсуждения доставки из Китая подготовьте описание товара, инвойс, упаковочный лист, адрес забора и город назначения. Отметьте, какие сведения ещё уточняются. Так будет проще обсудить маршрут и состав расчёта без скрытых предположений.
